가설재 임대 엑셀 장부, 월 사용료 없는 구글시트로 옮겨 본 시연 기록

먼저 밝혀 둘 것이 있습니다. 이 글의 업체(이하 A사)는 이 장부를 결제하거나 도입하지 않았습니다. A사가 보내 준 엑셀 명세서 양식과 업무 설명을 바탕으로, 업체명·현장·거래처를 전부 가상 이름으로 바꾼 데이터에 장부를 만들어 돌려 본 시연의 기록입니다. 그래서 "써 보니 만족했다" 같은 후기는 이 글에 없습니다. 있는 것은 시트를 다시 읽어 기대값과 칸 단위로 대조한 결과, 그리고 엑셀을 구글시트로 옮기다 실제로 깨진 곳입니다.

가설재나 장비를 빌려주는 일을 하면서 출고와 회수를 엑셀에 적고 계신 분, 그 엑셀을 월 사용료 없는 구글시트로 옮기면 무엇이 되고 무엇이 안 되는지 궁금하신 분이 읽으면 도움이 되도록 썼습니다. 끝에는 직접 따라 해 볼 수 있는 순서도 적었습니다.

어떤 상황이었나

수도권의 한 가설재 임대업체(A사)는 출고와 회수를 엑셀에 적고, 거래처에 보낼 거래명세서도 엑셀 양식에 손으로 옮겨 왔습니다. 막히는 곳은 세 군데였습니다.

첫째, 거래명세서를 거래처마다 다시 만드는 일입니다. 같은 거래를 출고 장부에 한 번 적고 명세서 양식에 또 한 번 적습니다. 두 번 적는 동안 한 곳이 어긋나면 어느 쪽이 맞는지 가려내는 데 시간이 듭니다.

둘째, 아직 돌아오지 않은 자재가 현장별로 얼마인지 한눈에 안 보인다는 점입니다. 출고 줄과 회수 줄이 시간순으로 섞여 있으니, 특정 현장에 비계 파이프가 몇 개 남았는지 알려면 필터를 걸고 직접 빼야 합니다.

셋째, 회수 수량이 나간 수량보다 많이 적혀도 아무도 모른다는 점입니다. 엑셀은 칸에 들어간 숫자를 그냥 받아 줍니다. 오타 한 번이면 그 현장의 잔량이 음수가 되고, 음수 잔량은 다음 달 청구에 그대로 섞여 들어갑니다.

매달 사용료가 나가는 임대관리 프로그램은 부담스럽고, 지금 쓰는 명세서 양식은 바꾸고 싶지 않다는 것이 A사의 요청이었습니다. 시중의 가설재 임대관리 프로그램은 설치형이거나 월 구독형이 많고, 업체마다 쓰던 명세서 양식과 단가 체계가 달라 그대로 옮기기 어렵다는 점이 부담이 됩니다. 이 글의 시연은 그 양식을 건드리지 않고 장부만 바꾸면 어디까지 되는지를 보려는 것이었습니다.

왜 엑셀이 아니라 구글시트였나

엑셀이 나쁘다는 이야기가 아닙니다. 엑셀 장부는 혼자 쓰는 동안은 빠르고 유연합니다. 문제는 사람이 둘 이상 되는 순간 생깁니다. 사무실 PC의 파일을 퇴근 후 집에서 고치려면 파일을 옮겨야 하고, 옮기는 순간 같은 장부가 두 개가 됩니다. 어느 쪽이 최신인지 알 수 없는 파일 두 개는 엑셀 파일이 제각각이라 자동화가 멈추는 이유에서 다룬 바로 그 문제입니다.

구글시트는 파일이 한 곳에만 있고, 여러 사람이 같은 장부를 같은 시각에 열 수 있으며, 스마트폰에서도 열립니다. 그리고 시트에 붙는 스크립트(Apps Script)로 "메뉴를 누르면 명세서가 만들어진다" 같은 동작을 넣을 수 있습니다. 별도 서버가 필요 없고, 장부와 스크립트가 모두 고객의 구글 계정 안에 들어갑니다. 계정 밖으로 거래처 데이터가 나가지 않는다는 점은 작은 업체에게 월 사용료 못지않게 중요한 조건입니다.

반대로 구글시트가 맞지 않는 경우도 있습니다. 한 장부에 수만 행이 쌓여 느려지는 규모, 현장 직원이 수십 명이라 권한을 정교하게 나눠야 하는 규모, 세금계산서 발행까지 한 화면에서 끝내야 하는 경우는 전용 프로그램이 낫습니다. 이 시연의 장부는 하루 몇 건에서 몇십 건의 출고·회수를 적는 작은 업체를 기준으로 했고, 명세서도 세금계산서가 아니라 거래처에 보내는 참고용 명세서입니다. 이런 한계는 쓰던 도구를 버리게 하지 않습니다에서 말한 원칙, 곧 도구를 바꾸는 이유가 분명할 때만 바꾼다는 원칙과도 같은 이야기입니다.

장부의 칸 설계

장부는 다섯 장의 시트로 이루어집니다. 처음부터 거창하게 나누려는 것이 아니라, 엑셀 장부에 이미 섞여 있던 정보를 "자주 바뀌는 것"과 "거의 안 바뀌는 것"으로 갈랐더니 다섯 장이 되었습니다.

품목·거래처·현장은 "마스터"입니다. 코드를 한 번 정해 두면 거의 바뀌지 않습니다. 매일 바뀌는 것은 출고회수 시트 한 장뿐이고, 경리 담당자가 날마다 만지는 곳도 여기입니다. 엑셀 장부에서 흔한 실수가 "현장명을 매번 손으로 쳐서 같은 현장이 서로 다른 철자로 쌓이는 것"인데, 코드를 쓰면 이 문제가 줄어듭니다. 현장코드 칸에 마스터에 없는 코드를 넣으면 곧바로 오류로 알려 주기 때문입니다.

출고회수 시트의 오른쪽에는 사람이 적지 않는 칸 두 개가 붙습니다. 하나는 잔량, 하나는 상태입니다. 이 두 칸은 스크립트가 채우므로 사람이 건드릴 필요가 없고, 건드리지 못하게 보호 칸으로 걸어 둘 수도 있습니다.

구분 다섯 가지

일지 한 줄의 종류를 "구분"이라는 칸에 적습니다. 값은 다섯 가지뿐입니다.

• 출고: 우리 창고에서 현장으로 나간 것
• 회수: 현장에서 창고로 돌아온 것
• 손망실: 잃어버렸거나 못 쓰게 된 것. 잔량에서 빠지고, 정해 둔 손망실 단가로 청구됩니다.
• 임차입고: 동종 업체에서 빌려 들여온 것
• 임차반납: 빌린 것을 돌려준 것

다섯 가지 밖의 말을 적으면 오류입니다. 시연에서 일부러 "출고" 대신 "출구"라고 적어 보았더니 "구분 '출구'는 출고·회수·손망실·임차입고·임차반납 중 하나여야 해요"라는 문구가 상태 칸에 나왔습니다. 자유 서식이던 엑셀과 가장 크게 다른 점이 이 지점입니다. 자유롭게 적을 수 있다는 것은 틀리게 적어도 아무도 막아 주지 않는다는 뜻이기도 했습니다.

출고·회수·잔량 규칙

장부가 믿을 만하려면 "잔량이 어떻게 계산되는가"가 사람이 설명할 수 있을 만큼 단순해야 합니다. 시연 장부의 규칙은 이렇습니다.

잔량은 현장 × 품목마다 출고 합계에서 회수 합계와 손망실 합계를 뺀 값입니다. 현장 S-001에 어떤 파이프를 총 100개 보냈고 60개가 돌아왔고 2개를 잃어버렸다면 잔량은 38개입니다. 단순하지만, 이 단순한 규칙을 모든 줄에 빠짐없이 적용하는 것이 엑셀로는 의외로 어렵습니다.

회수나 손망실이 그 날짜의 잔량을 넘으면 오류입니다. 잔량 38개인 현장에서 40개를 회수했다고 적으면, 그 줄은 장부에 반영되지 않고 상태 칸에 이유가 적힙니다. 오류 줄이 잔량 계산에 섞이지 않는다는 점이 중요합니다. 틀린 줄 하나가 뒤의 모든 줄을 오염시키는 연쇄를 끊기 때문입니다.

회수와 손망실은 먼저 나간 출고부터 줄어듭니다. 선입선출입니다. 같은 현장에 같은 품목이 여러 번에 나눠 나갔을 때, 반납 예정일이나 임대 기간을 줄 단위로 따지려면 어느 출고에서 빠졌는지가 정해져 있어야 하기 때문입니다.

자재 보유수량을 적어 둔 품목은 한 가지 경고가 더 붙습니다. 출고하려는 수량이 가용재고, 곧 보유수량에 빌려 온 것을 더하고 나가 있는 것과 잃어버린 것을 뺀 값보다 많으면 기록은 하되 상태를 "확인"으로 둡니다. 막지는 않고 알려만 줍니다. 현장에서는 재고가 모자라도 일단 보내야 하는 날이 있고, 장부가 그 사실을 기록하는 것과 막는 것은 다른 일이라고 보았기 때문입니다.

한 칸씩 입력하는 사람을 기다린다

시연 중 가장 신경 쓴 부분은 이 대목입니다. 실제 경리 담당자는 새 줄을 왼쪽부터 한 칸씩 채웁니다. 일자를 넣고, 구분을 넣고, 현장코드를 넣는 동안 그 줄은 절반만 채워진 상태입니다. 이때마다 오류를 띄우면 입력하는 사람은 계속 빨간 경고를 보게 되고, 결국 경고를 무시하는 습관이 생깁니다.

그래서 필수 칸이 하나라도 비어 있는 줄은 오류가 아니라 "입력 중"으로 봅니다. 상태 칸에는 "입력 중: 구분·품목코드·수량 칸을 채우면 계산해요"처럼 남은 칸이 적히고, 잔량은 비워 둡니다. 이 줄은 다른 줄의 잔량이나 미회수 표에 영향을 주지 않습니다. 필수 칸이 모두 차면 그때 검사해서, 맞으면 잔량이 채워지고 틀리면 이유가 적힙니다.

실제 구글시트에서 819행에 한 칸씩 넣어 본 결과는 다음과 같습니다. 칸을 하나 입력하고 5초를 기다린 뒤 상태 칸을 읽었습니다.

시험이 끝난 뒤에는 입력한 줄을 지워 원래 상태로 되돌렸고, 826행의 잔량·상태를 다시 계산해서 오류 0·확인 0·입력 중 0임을 확인했습니다.

거래명세서 양식은 그대로 둔다

A사에게 가장 중요했던 조건은 지금 쓰는 명세서 양식을 바꾸지 않는 것이었습니다. 거래처가 그 양식에 익숙하고, 경리 담당자도 칸의 위치를 외우고 있기 때문입니다. 새 프로그램이 "더 좋은 양식"을 주더라도 받는 쪽이 읽는 방식이 달라지면 문의 전화가 오고, 그 전화는 곧 업무 시간입니다.

그래서 시연에서는 A사가 보내 준 엑셀 명세서를 구글시트로 옮기고 업체명과 현장만 가상 이름으로 바꿨습니다. 칸의 위치, 열 너비, 합계 위치, 한글 금액 표기, 비고 문구는 그대로입니다. 명세서 시트 위쪽에는 거래처코드, 시작일, 종료일을 넣는 세 칸이 있고, 메뉴에서 "거래명세서 만들기"를 누르면 그 거래처의 그 기간 줄들이 양식 안에 채워집니다.

명세서의 줄은 현장코드 → 품목코드 → 구분(임대료 다음 손망실) → 시작일 순서로 정렬됩니다. 현장, 품목, 구분, 기간, 일수, 단가, 비고가 모두 같은 줄은 한 줄로 합치고, 금액은 합친 수량으로 다시 계산합니다. 받는 쪽이 검산해 볼 수 있어야 한다는 이유입니다.

시연에서 한 거래처의 한 달치 명세서는 28행 × 15칸이었고, 장부에서 계산한 기대값과 시트에서 다시 읽은 값을 칸마다 비교해 불일치가 0이었습니다. 금액 합계와 세액까지 포함한 비교입니다. 이 명세서는 거래처에 보내는 참고용 문서이며 세금계산서를 대신하지 않습니다. 세금계산서는 홈택스나 사용 중인 발행 서비스에서 따로 발행합니다. 관련 흐름은 견적서·거래명세서 자동화, 반자동부터 시작하는 법에도 정리되어 있습니다.

미회수 표

"지금 현장에 나가 있는 것이 무엇인가"를 보는 표입니다. 메뉴에서 "미회수 표 새로고침"을 누르면 기준일 현재 잔량이 남은 현장·품목 조합이 줄로 나옵니다. 기준일 칸을 비워 두면 오늘을 기준으로 합니다.

시연 데이터에서는 2026-09-26 기준으로 214건이 나왔고, 214행 × 7칸을 기대값과 비교해 불일치가 0이었습니다. 이 표가 있으면 전화로 "그 현장 파이프 언제 가져오시나요" 하고 독촉할 때 근거 숫자를 바로 말할 수 있습니다. 반납 예정일이 지난 줄을 따로 표시해 두는 방식은 기록을 읽기 쉽게 만들어 주지만, 연체료를 자동으로 청구하는 기능은 이 시연의 범위가 아닙니다.

엑셀을 구글시트로 옮기자 깨진 곳 세 군데

시연에서 가장 얻은 것이 많았던 부분입니다. 엑셀 파일을 구글시트로 올리면 대부분은 그대로 되지만, 몇 군데는 조용히 값이 달라집니다. 값이 달라진 것을 알아채지 못하면 그 시트로 만든 명세서의 숫자가 틀립니다. 시연에서는 세 군데가 나왔습니다.

1. 한글 금액 표기 함수

엑셀의 NUMBERSTRING 함수는 숫자를 "일십삼만삼천사백" 같은 한글 숫자로 바꿉니다. 명세서 합계 옆의 "금액 일십삼만삼천사백원" 같은 표기가 이 함수로 만들어집니다. 구글시트에는 이 함수가 없어서 해당 칸이 #NAME? 오류로 바뀝니다.

고친 방법은 스크립트에 같은 일을 하는 사용자 정의 함수를 넣고, 칸의 수식은 엑셀에 있던 모양 그대로 두는 것이었습니다. 한 가지 주의할 점이 있었습니다. 이미 오류가 박혀 있는 칸은 수식을 한 번 다시 입력해야 새 함수를 인식합니다. 다시 입력한 뒤 결과가 엑셀에 저장되어 있던 값과 같은 한글 표기가 되는 것을 확인했습니다.

2. 세액 절삭 줄

명세서에는 줄마다 세액을 원 단위로 절삭하고, 합계 줄에서 절삭하며 생긴 차이를 맞추는 계산이 들어 있었습니다. 이 계산에 "마지막으로 값이 있는 칸의 행 번호를 찾는" 수식이 쓰였는데, 엑셀에서는 배열로 계산되던 LOOKUP(2,1/(범위<>""),…) 모양의 수식이 구글시트에서는 배열로 처리되지 않고 첫 칸만 계산했습니다.

결과는 눈에 띄지 않게 틀렸습니다. 절삭 차이를 반영하는 칸이 엉뚱한 줄의 세액을 덮어쓰면서 세액 합계가 엑셀과 달라졌습니다. 오류 표시가 없고 숫자만 다르기 때문에, 엑셀과 시트를 나란히 놓고 비교하지 않으면 지나치기 쉬운 종류입니다.

고친 방법은 그 수식 안의 1/(범위<>"") 부분만 ARRAYFORMULA로 감싸 구글시트가 배열로 계산하게 하는 것이었습니다. 해당 수식이 들어 있던 38칸에 같은 보정을 넣었고, 합계가 엑셀에 저장되어 있던 값과 같아지는 것을 확인했습니다.

3. 규격 드롭다운

명세서의 규격 칸에는 품명을 고르면 그 품명의 규격만 목록에 나오는 연동 드롭다운이 걸려 있었습니다. 엑셀에서는 INDIRECT로 품명 이름의 범위를 참조해서 만든 목록이었는데, 구글시트로 옮기자 화살표만 뜨고 목록이 비어 있었습니다.

이 한 건은 시연 단계에서 고치지 않았습니다. 고치는 방법은 있습니다. 품명이 바뀔 때 스크립트가 해당 품명의 규격 목록으로 드롭다운을 다시 걸어 주는 방식입니다. 다만 이것은 실제로 도입이 결정되어 거래처 데이터로 설치하는 단계에서 할 일로 남겨 두었습니다. 이 글에서 "고쳤다"고 쓸 수 있는 것은 앞의 두 건뿐입니다.

실측한 결과

아래는 가상 업체 데이터로 직접 돌려 확인한 값입니다. 보고서 문구가 아니라 시트 값을 다시 읽어 기대값과 칸 단위로 대조했습니다.

시간대가 다른 사본을 따로 시험한 이유가 있습니다. 구글시트는 복사하면 시간대 설정이 계정에 따라 달라질 수 있고, 날짜 계산이 시간대에 따라 하루씩 밀리면 명세서의 시작일과 종료일, 일수 계산이 모두 틀어집니다. 가장 큰 시차인 GMT+14로 설정한 사본에서도 명세서와 미회수 표가 원본과 한 칸도 다르지 않았습니다.

확인하지 못한 것도 있습니다. 다른 구글 계정이 사본을 만들 때 "확인되지 않은 앱" 경고가 뜨는지는 아직 실측 전입니다. 시연은 계정 하나에서 했고, 그 계정에서는 원본과 사본 모두 경고가 뜨지 않았습니다. 하지만 다른 계정에서 어떻게 보이는지는 직접 해 보기 전에는 모르는 일이어서, 설명서에는 두 경우를 모두 적습니다. 손으로 명세서를 만들던 시간과 비교한 수치도 A사에서 받은 것이 없어 이 글에 쓰지 않았습니다. 몇 시간이 줄어든다는 식의 문장은 근거 없이 쓰지 않기로 했습니다.

권한과 백업

스크립트가 붙은 시트를 처음 쓰면 구글이 권한을 묻습니다. 이 장부가 요구하는 것은 "애플리케이션 설치 시 사용한 스프레드시트 조회 및 관리" 한 줄이었습니다. 이 시트 하나만 읽고 쓰겠다는 뜻이고, 드라이브 전체나 메일, 연락처는 요구하지 않습니다. 권한 화면에서 이 한 줄 외의 항목이 보이면 멈추고 확인하는 것이 안전합니다.

사본을 만들 때는 한 가지를 알아 두면 좋습니다. 시트를 복사하면 거기에 붙은 스크립트도 함께 복사되고, 복사한 사람은 처음 메뉴를 쓸 때 권한 승인을 한 번 새로 해야 합니다. 설명서에 "사본 만들기 → 첫 메뉴에서 승인 한 번"을 한 줄로 적어 두는 이유입니다.

백업은 세 가지 층으로 생각하면 됩니다. 첫째, 구글시트의 버전 기록입니다. 파일 메뉴에서 이전 시점을 열어 보고 되돌릴 수 있습니다. 둘째, 정해진 날짜에 시트 전체를 사본으로 한 번씩 복사해 두는 습관입니다. 월말 명세서를 내보낸 직후가 좋은 시점입니다. 셋째, 엑셀로 내려받아 사무실 PC에 보관하는 것입니다. 구글 계정에 접속하지 못하는 날에도 장부를 열어 볼 수 있어야 하기 때문입니다. 한 곳에만 있는 장부는 편리하지만 그 한 곳이 막히면 일이 멈춥니다. 세 층 가운데 하나라도 비어 있다면 장부를 쓰기 시작하는 날 함께 정해 두는 편이 좋습니다.

보호 칸도 같은 이야기입니다. 잔량과 상태 칸, 마스터 시트의 코드 칸은 스크립트나 담당자만 고칠 수 있게 보호해 두는 것이 좋습니다. 보호를 걸어 두면 실수로 수식을 지워 버리는 일이 줄어듭니다. 대신 보호를 거는 사람과 푸는 사람이 누구인지 정해 두어야 하고, 그 사람이 자리를 비울 때를 대비한 인수인계도 필요합니다. 이 부분은 인수인계까지가 구축입니다에서 다룬 내용과 같은 맥락입니다.

직접 따라 해 보는 순서

스크립트까지 만들 필요 없이, 지금 엑셀 장부를 구글시트에서 어디까지 쓸 수 있는지 확인하는 순서입니다. 반나절이면 해 볼 수 있습니다.

1. 현재 쓰는 엑셀 장부를 복사해 두고, 복사본을 구글 드라이브에 올려 구글시트로 변환합니다. 원본은 건드리지 않습니다.
2. 엑셀에서 계산이 쌓이는 칸 열 개쯤을 골라 엑셀의 값과 시트의 값을 나란히 비교합니다. 합계, 세액, 한글 금액, 날짜 계산, 조건에 따라 달라지는 칸이 우선입니다.
3. 오류가 뜬 칸을 모아 봅니다. #NAME?, #REF!, #VALUE!가 대표적입니다. 엑셀에만 있는 함수를 쓰면 #NAME?이 나옵니다.
4. 오류는 없는데 숫자가 다른 칸을 찾습니다. 배열로 계산되던 수식이 의심 대상입니다.
5. 드롭다운과 조건부 서식, 보호 범위가 그대로 남아 있는지 눌러서 확인합니다.
6. 출고·회수 줄에 구분 칸의 허용 값을 정하고(위의 다섯 가지를 참고), 현장과 품목에 코드를 붙입니다. 코드가 있으면 철자가 달라서 같은 현장이 둘로 갈라지는 일이 줄어듭니다.
7. 일주일 동안은 엑셀과 시트에 모두 적어 봅니다. 두 곳의 합계가 일치하는 주가 이어지면 그때 엑셀 입력을 끊습니다.

이 중 여섯 번째까지는 계정과 시트만 있으면 혼자 할 수 있습니다. 스크립트로 잔량·상태를 자동으로 채우고 메뉴로 명세서와 미회수 표를 만드는 부분은 코드가 필요합니다. 어떤 일을 함수와 매크로로 풀 수 있고 어디부터 따로 만들어야 하는지는 엑셀 반복 작업 자동화, 어디까지 가능한가에 판단 기준을 정리해 두었습니다. 개념이 낯설다면 용어사전의 ERP와 노코드 항목도 참고가 됩니다.

이 시연이 보여 주지 않는 것

정직하게 한계를 적어 둡니다. 가상 데이터로 돌린 결과이므로 실제 거래처의 복잡한 예외, 예를 들어 같은 현장에서 단가가 중간에 바뀌거나 거래처마다 청구 방식이 다른 경우는 시연 범위 밖입니다. 실제 업체 데이터를 이관할 때는 그 업체의 예외가 새로 나옵니다. 826행은 가상 데이터의 분량이며, 몇 년치 장부가 쌓였을 때의 속도는 이 글에서 확인하지 않았습니다.

또한 A사가 이 장부를 쓰기로 정한 것이 아닙니다. 시연은 "이 양식과 이 업무 방식으로 구글시트 장부가 성립하는가"를 확인하기 위한 것이었고, 도입 여부는 A사의 판단에 달려 있습니다. 후기나 만족도 같은 내용이 이 글에 없는 이유입니다.

가격과 문의

가격은 이 글에 적지 않고 가격 안내에 모아 두었습니다. 설치형 상품 페이지는 크몽에 있고, 월 관리비는 없습니다. 시트와 안의 스크립트는 기한 없이 무상으로 쓰고 복사하고 고칠 수 있으며, 거래처·단가·데이터는 고객 것입니다. 상품 내용과 문의, 결제는 크몽 상품 페이지에서만 받습니다. 가설재/장비 임대 관리 장부 상품 페이지

내 엑셀 장부가 구글시트로 옮겨질 수 있는 모양인지 먼저 확인하고 싶다면 무료 진단 문의로 현재 장부의 구조를 알려 주세요. 위의 "직접 따라 해 보는 순서"를 먼저 해 보고 막히는 칸을 같이 알려 주셔도 좋습니다. 맞지 않는 경우에는 맞지 않는다고 말씀드립니다.